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转丨学生处关于做好2017届毕业典礼暨2017年学位授予仪式有关工作的通知

点击数:185 来源:本院 文章录入:xjl 更新时间:2017-05-23

各学院、直属系,各附属医院(单位):

        学校定于6月27日~30日在广州校区南校园梁銶琚堂举行2017届毕业典礼暨2017年学位授予仪式。为做好前期准备和现场组织工作,确保仪式活动顺利、有序进行,现将有关事项通知如下:

        一、人员统计。请各单位统计参加毕业典礼暨学位授予仪式的学生人数(含应届及往届未参加过学位授予仪式的学士、硕士、博士)和观礼导师人数,提前安排参加彩排的人员和仪式现场工作人员(含教师工作人员和学生志愿者),填报《2017年学位授予仪式人员信息统计表》(见附件1),加盖单位公章,于5月19日前反馈至学生处。

        二、座位安排。落实本单位场次的每一个学生的座位;同一场次有多个单位参加的,由牵头单位(见附件2)统筹协调学生座位安排。绘制《梁銶琚堂座位安排表》(见附件3),划分出不同批次上台学生的座位区域,并进行必要的标注。《梁銶琚堂座位安排表》电子版请于5月31日前发送至指定邮箱,文件名标注为“*日*午第*场”。

        安排原则:授予学位的顺序依次为本科生(优秀毕业生回到所在院系班级排队领受学位,不再单独安排在最前面领受)、研究生、博士生,路线为右侧走道上台、左侧走道下台(方位描述均为面向主席台)。安排座位时,应考虑学生从起立到落座的路线循环,遵循从后排到前排原则(右后-右前-中后-中前-左后-左前),尽量避免路线交错。

        三、荣誉绶带。在毕业典礼暨学位授予仪式现场,优秀毕业生需佩戴荣誉绶带上台受礼。荣誉绶带由学生处提前统一发给各院系,由院系分发给优秀毕业生,要求优秀毕业生在学位授予仪式当日穿学位服、佩带荣誉绶带上台受礼。具体使用指引及注意事项见附件4。

        四、暖场视频制作。各单位可根据实际情况制作有关本届毕业生的“大学时光”视频,作为每场仪式开始前的暖场视频。视频内容要紧扣毕业主题,尽量避免使用照片堆叠方式,多用视频画面。视频时间控制在5分钟以内,统一采用MOV格式,帧速率 25FPS,分辨率 1920×1080,音频0到-6 VU。视频材料请于5月31日前发送至指定邮箱,文件名标注为“**单位暖场视频”。

        五、租车事项。跨校区组织学生参加仪式的单位,请自行租赁车辆接送学生,用车需求及预算请填写《2017年学位授予仪式人员信息统计表》(见附件1),5月19日前反馈至学生处,预算应尽量接近实际情况。6月10日前将租车合同复印件报学生处,以便学校统一结算。各单位与租赁公司签订的租车合同中,应注明总金额、用车数量、车型、用车时间、保险情况、接送人数等。学校要求必须为每位乘车的学生购买保险。汽车租赁公司询价信息请参考附件5。

        六、制作学生信息条。各单位统一按照附件6的模板制作学生信息条。制作时直接替换模板上的文字,纸条大小及文字格式务必与模板一致,纸条上注明学位类型和姓名。名字一律使用中文汉字(如有生僻字,请标注拼音;如留学生没有中文名,请用中文汉字标注名字发音)。优秀毕业生需在信息条上标注“优秀毕业生”字样。学位授予前,学生须手执信息条,递交给司仪。

        七、仪式彩排。学校定于6月26日下午3:00在梁銶琚堂举行仪式彩排,请各单位安排三位同学(博士、硕士、学士各1人)和一位负责老师参加。

        八、其他。

        1. 学校定于5月底召开院系(医院)学位授予仪式工作协调会,协调会事宜另行通知。

        2. 现场工作人员及观礼亲友一律凭证/券入场。证/券由学校统一制作,学院请勿自行制作。

        3. 根据学校安排,由学生处组织发放学位授予仪式工作手册、现场工作人员和学生志愿者证件、亲友观礼券等物资。其中,亲友观礼券由每场牵头单位统筹、盖时间戳并发放到各单位。发放事宜另行通知。

        4. 请各单位根据机会均等原则派发亲友观礼券,务必提前发放;仪式当天组织观礼亲友到梁銶琚堂二楼、怀士堂和第三教学楼讲学厅观礼(仪式开始前30分钟入场完毕),并维持好现场秩序。

        5. 学位授予仪式为庄重场合,各单位应提前组织学生学习仪式须知,组织学生按时参加仪式,以院(系、附属医院)为单位组队入场,在仪式前30分钟组织学生进场完毕,仪式应全程参加,中途不得离场,在指定区域按要求就座。院系(医院)主管学生工作领导及辅导员应到现场组织学生接受学位授予。

        6. 学位授予仪式期间,校内禁止外来车辆停放。请各单位提前通知观礼亲友乘坐公共交通工具来校出席仪式。来校交通及学校周边停车场信息可参考附件7。

        7. 联系人:黄涵梓,联系电话:84115617。

        8. 材料报送地址:

        (1)广州校区南校园:南校园261栋102室

        (2)广州校区东校园:东校园行政楼A座109室

        (3)广州校区北校园:北校园办公楼后座205室

        (4)珠海校区:珠海校区榕园4号后座307室

        材料报送邮箱:soeeshhz@mail.sysu.edu.cn

 

        附件:

        1、2017年学位授予仪式人员信息统计表

        2、2017年学位授予仪式各场次牵头单位

        3、梁銶琚堂座位安排表

        4、优秀毕业生荣誉绶带使用指引及注意事项

        5、租车信息参考

        6、学生信息条模板

        7、来校交通及周边停车指引

 

 

                                                                                                                                                              学生处

                                                                                                                                                          2017年5月12日


附件1:2017年毕业典礼暨学位授予仪式资料统计表.xls

附件2:2017学位授予仪式各场次牵头单位.doc

附件3:梁銶琚座位表.xls

附件4:优秀毕业生荣誉绶带使用指引及注意事项.docx

附件5:汽车租赁信息参考.doc

附件6:学生信息条模板.docx

附件7:来校交通及周边停车指引.docx